Sejak pandemi COVID-19, istilah Work from Home (WFH) menjadi semakin populer. Berbagai perusahaan terutama di sektor digital seperti startup dengan cepat beradaptasi membentuk tim virtual. Bahkan, pembentukan tim virtual di startup Indonesia mengalami peningkatan sebesar 18% selama masa pandemi. Berbeda dengan tim tradisional yang berada di lokasi yang sama, tim virtual adalah tim kerja yang anggotanya tersebar di berbagai lokasi dan mengandalkan teknologi untuk berkomunikasi dan berkolaborasi mencapai tujuan. Tren ini bukan hanya sementara. Sebuah survei di tahun 2020 menunjukkan bahwa 70% dari 2.700 pekerja global lebih memilih untuk terus bekerja secara virtual. Lebih lanjut, dari 80% perusahaan global yang menerapkan kebijakan tim virtual selama pandemi, 64% di antaranya kini menjadikan kebijakan tersebut permanen.
Tim virtual memiliki sejumlah keuntungan; perusahaan dapat mendapatkan talent terbaik tanpa terbatas geografis, sementara karyawan dapat mencapai work-life balance yang lebih baik yang kemudian berdampak pada efisiensi biaya perusahaan. Namun, bagi masyarakat dengan budaya kolektif yang kental, komunikasi dan koordinasi tim virtual menjadi tantangan tersendiri. Tanpa interaksi langsung, bagaimana cara menjaga komunikasi dan kekompakan tim? Apalagi, komunikasi dengan frekuensi rendah terbukti dapat memperlambat progres kerja tim.
Lalu, apa sebenarnya rahasia di balik tim virtual yang sukses? Bagaimana dinamika kerja tim virtual di startup, khususnya di Indonesia dengan budaya kolektif? Pertanyaan inilah yang dijawab oleh sebuah penelitian menarik dari Tri Astuti, Ibu Avin Fadilla Helmi, dan Bapak Bagus Riyono. Mereka melakukan penelitian dengan pendekatan kualitatif dengan wawancara mendalam dan observasi terhadap 18 pekerja dari 17 startup digital di Indonesia. Hasil wawancara kemudian dianalisis secara tematik yang kemudian dibagi ke dalam tiga tahap, yaitu input, proses, dan output.
Artikel ini akan mengulas temuan mereka, yang menunjukkan bahwa kunci sukses tim virtual bukan hanya soal teknologi, tetapi juga bagaimana membangun sistem dan budaya kerja yang berorientasi solusi.
Input: Dari Mana Tim Virtual Bermula?
Menurut penelitian ini, pembentukan tim virtual didasarkan dua faktor, yaitu preferensi organisasi dan preferensi pribadi. Selanjutnya, tim virtual akan membagi tugas secara sukarela dan membentuk kelompok kecil.
- Preferensi organisasi. Ternyata, tidak semua tim virtual lahir karena kondisi pandemi COVID-19. Beberapa perusahaan memang sudah merancang strategi untuk bekerja secara remote karena dianggap lebih efisien. Selain itu, jenis pekerjaan juga menentukan apakah tim virtual dapat terbentuk atau tidak. Terdapat tim yang pekerjaannya bisa diselesaikan dengan laptop seperti tim IT, tetapi ada yang tetap memerlukan kehadiran secara fisik seperti tim produksi.
- Preferensi pribadi. Ada karyawan yang merasa lebih fokus dan produktif saat bekerja dari rumah karena minim distraksi, terutama jika pekerjaan mengharuskan fokus dalam waktu lama, seperti data analyst. Tidak hanya itu, ada karyawan yang menyenangi tim virtual karena lebih simpel, tidak harus menghabiskan waktu untuk transportasi.
- Pembagian tugas yang adil. Tim virtual dapat menerapkan sistem tiket (misalnya menggunakan aplikasi Jira), dimana tugas-tugas dibagi ke dalam sejumlah tiket yang dapat diambil oleh anggota tim. Pembagian tugas ini mempertimbangkan beban kerja, prioritas, dan pengalaman kerja karyawan. Karyawan dengan beban kerja lebih sedikit akan mendapat tiket lebih banyak dibanding karyawan lain yang memiliki beban lebih banyak.
- Pembentukan kelompok kecil. Untuk menjaga koordinasi tetap efektif, tim virtual seringkali dipecah menjadi kelompok-kelompok kecil berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan. Setiap hari, kelompok kecil ini akan melakukan daily meeting untuk berkoordinasi, memastikan semua orang berada di jalur yang sama dan progres terpantau dengan baik.
Process: Bagaimana Tim Virtual Berinteraksi Agar Tetap Kompak?
Penelitian ini menjelaskan bahwa antara pemimpin dan bawahan akan saling berkoordinasi dan memantau melalui beberapa cara.
- “Update culture” atau budaya saling memberi kabar. Karena tidak bisa melihat langsung apa yang dikerjakan rekan tim, setiap anggota tim dibiasakan untuk proaktif memberi kabar tentang progres pekerjaan mereka. Frekuensi rapat pun menjadi lebih intens, dari yang tadinya mungkin sebulan sekali menjadi seminggu sekali, atau bahkan setiap hari untuk rapat singkat (daily standup). Dalam rapat ini, anggota tim tidak hanya melaporkan progres, tapi juga kendala yang dihadapi, sehingga rekan lain bisa segera memberi masukan atau bantuan sehingga cepat menemukan solusi.
- Manajemen yang terbuka. Update culture didukung oleh sistem manajemen yang transparan. Semua aktivitas karyawan, mulai dari pembagian tugas hingga status progres dapat diakses oleh seluruh anggota tim. Transparansi ini sangat penting karena dapat mempercepat alur pekerjaan karena anggota tim tidak perlu menunggu atau bertanya-tanya.
- Back-to-back atau budaya saling backup. Ini menjadi cerminan budaya kolektif Indonesia dalam tim virtual. Anggota tim selalu dalam posisi standby untuk membantu satu sama lain. Budaya ini memastikan tidak ada pekerjaan yang terhenti hanya karena satu orang mengalami kendala.
- Instant switching. Teknologi memungkinkan koordinasi berjalan sangat cepat. Seorang anggota tim bisa berada dalam dua rapat sekaligus atau menjawab pesan penting dari satu rekan sambil berdiskusi via telepon dengan rekan lainnya. Kemampuan untuk beralih dari satu tugas ke tugas lain dengan cepat ini membuat alur kerja menjadi sangat dinamis dan efisien.
Output: Apa Dampak dari Interaksi Tim Virtual?
Semua interaksi yang telah disebutkan di atas pada akhirnya menghasilkan dua dampak penting.
- Rasa memiliki terhadap tim (sense of belonging). Meskipun terpisah jarak, budaya saling update, manajemen terbuka, dan semangat saling backup membuat setiap individu merasa tidak bekerja sendirian. Mereka merasa menjadi bagian dari sebuah tim yang solid dan saling mendukung. Ketika ada masalah, mereka yakin akan ada rekan yang membantu. Rasa inilah yang seringkali hilang dalam tim virtual yang tidak dikelola dengan baik.
- Kinerja yang efektif dan efisien. Banyak partisipan merasa bekerja secara virtual justru sangat efektif karena bisa lebih fokus. Selain itu, mereka juga merasa lebih efisien karena tidak perlu menghabiskan waktu dan energi untuk perjalanan ke kantor, terutama di kota-kota besar yang macet.
Limitasi
Perlu diketahui, seperti penelitian lain, penelitian ini masih memiliki sejumlah keterbatasan. Karena pengambilan data dilakukan di tengah puncak pandemi COVID-19, sebagian besar proses pengumpulan data harus dilakukan secara daring melalui wawancara mendalam. Akibatnya, data yang berasal dari observasi langsung atau analisis dokumen kerja menjadi lebih terbatas. Selain itu, meskipun jumlah partisipan sebanyak 18 sudah cukup memadai untuk penelitian kualitatif, disarankan penelitian lain di masa depan dapat melibatkan lebih banyak orang agar data yang diperoleh menjadi lebih kaya dan mewakili lebih banyak variasi dinamika tim di berbagai jenis startup.
Meski demikian, penelitian ini tetap memberikan pelajaran yang sangat berharga dan relevan bagi siapa pun yang mengelola tim virtual. Kunci sukses tim virtual bukanlah soal kecanggihan aplikasi atau teknologi semata. Rahasia sebenarnya terletak pada kemampuan membangun sebuah sistem dan budaya kerja yang berorientasi pada solusi. Mereka tidak hanya fokus pada tugas masing-masing, tetapi memiliki mindset untuk saling mendukung agar proyek bersama berhasil. Dengan menumbuhkan kebiasaan saling memberi kabar, menerapkan manajemen yang transparan, dan memupuk semangat saling backup, sebuah tim dapat tetap solid dan produktif, di mana pun mereka berada.
Sumber:
Astuti, T., Helmi, A. F., & Riyono, B. (2025). Group dynamics of solution-oriented virtual teams in Indonesian startups: A thematic analysis. The Qualitative Report, 30(3), 3315- 3336. https://doi.org/10.46743/2160-3715/2025.7464
Penulis : Shafa Salsabilla
Photo By Andrea Piacquadio at Pexel.com